C贸mo realizar una excelente Gesti贸n de la Calidad en una empresa
1.
OBJETIVO
Determinar
los lineamientos y directrices para asegurar el desarrollo de la comunicaci贸n
interna y externa del Sistema de Gesti贸n de Calidad.
2.
ALCANCE
Aplica
a todo los procesos, procedimientos y acciones de Tece proyectos y Consultor铆as
S.A.S. que se encuentren dentro del alcance del sistema de Gesti贸n de Calidad.
3.
DEFINICIONES
COMUNICACI脫N INTERNA
Se
refiere a las comunicaciones que se desarrollan entre el personal de Tece
Proyectos.
COMUNICACI脫N EXTERNA
Se
refiere al conjunto de operaciones de comunicaci贸n destinada a los actores y/o
partes interesadas externas de Tecre Proyectos.
PARTE INTERESADA
todos
los grupos de inter茅s que de alguna forma se puedan ver afectados por la
actividad de la empresa o cuyas decisiones puedan afectar al Sistema de Gesti贸n
de la Calidad de la empresa o entidad de car谩cter p煤blico.
COMUNICACI脫N FORMAL
Es aquella que se regula por procedimientos, gu铆as e instructivos; adem谩s que posee una fuente documental oficial de Tecer proyectos.
COMUNICACI脫N INFORMAL
Es la
que surge espont谩neamente entre los miembros de una empresa movidos por la
necesidad de comunicarse, sin seguir los cauces oficiales, lo cual permite
agilizar muchos tr谩mites, y en ocasiones permite obtener informaci贸n adicional.
1.
CONDICIONES GENERALES
4.1. Tece Proyectos y consultor铆as
S.A.S. debe asegurarse que se establecen los procesos de comunicaci贸n adecuados
dentro y fuera de la empresa, dando cumplimiento a la eficacia del Sistema de
Gesti贸n de calidad.
4.2. La comunicaci贸n externa como
interna debe ser completa, clara y oportuna logrando que todas las partes
interesadas la conozcan.
4.3. Las comunicaciones con
informaci贸n sobre el sistema de Gesti贸n de Calidad, se manejar谩 a trav茅s del
l铆der de Gesti贸n de calidad, pero bajo la responsabilidad del responsable de
cada proceso.
4.4.
Conforme a las
comunicaciones con informaci贸n sobre el SGC, el tiempo m谩ximo en la toma de decisi贸n de transmitir la
informaci贸n y divulgarla ser谩 de quince (15) d铆as h谩biles.
4.5.
Si las
comunicaciones de tramite se constituyen en quejas y reclamos, se le dar谩 el
tratamiento definido en el procedimiento de Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias
de los procesos misionales.
4.6.
Concluidas las
actividades de comunicaci贸n, bien sea externa o interna, se procede a dejar
registros como evidencia y se dar谩 el tratamiento de estos de acuerdo a las
condiciones definidas en el procedimiento de Control de informaci贸n documentada
(ES-GC-PD-CID).
4.7. MEDIOS DE COMUNICACI脫N
INTERNA:
COMUNICACION FORMAL
Canales: Los diferentes instrumentos para transmitir la informaci贸n en Tece Proyectos son:
- Circulares
- Correo electr贸nico
- Oficios
- Capacitaci贸n
- Inducci贸n
- Publicaciones en la cartelera
informativa
COMUNICACI脫N
INFORMAL
Canales: Mensajes de textos, grupos de whatsAap, mensajes de forma oral, encuentros
personales entre otros.
4.8. MEDIOS DE COMUNICACI脫N
EXTERNA:
TIPOS DE COMUNICACI脫N EXTERNA:
Comunicaci贸n
operativa: Es
la que se desarrolla en el d铆a a d铆a de la organizaci贸n, se efect煤a con las
partes interesadas internas y externas.
Comunicaci贸n
de marca: El objetivo principal de esta comunicaci贸n es
mostrar la imagen, lo que somos y los que ofrecemos al mercado a trav茅s de publicaciones,
folletos, agendas, entre otros.
Comunicaciones
especiales: Se refiere a la informaci贸n que se les da a
las entidades de control.
Comunicaciones
de tramites: Clase
de comunicaci贸n que se refiere a consultas, sugerencias y/o reclamos de clientes
y otras partes interesadas que se beneficien.
Canales: Los diferentes instrumentos para transmitir la
informaci贸n en Tece Proyectos son:
- Publicidad impresa: volantes,
plegables, cat谩logos y portafolios.
- Publicidad POP: Bolsos,
lapiceros, Agendas, con el objetivo de aumentar la imagen del servicio.
- Medios digitales: Audio, video
y texto que se ha codificado con logotipo de la empresa. Lo que se permite
manipular, difundir y reproducir f谩cilmente en otros equipos y a trav茅s de
redes inform谩ticas (p谩gina WEB, Facebook, twitter, correo electr贸nico).
- P谩gina web
- Redes sociales
- Correos electr贸nicos
- Llamadas telef贸nicas
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